Czy OTIF to najważniejszy wskaźnik?

Poszczególne funkcje i działy łańcucha dostaw można mierzyć na dziesiątki różnych sposobów, setkami różnych wskaźników. Współpracę na linii dostawca – odbiorca również możemy mierzyć i oceniać różnymi parametrami, na różnych etapach realizacji zamówienia.

W supply chain warto jednak upraszczać procesy, zamiast je zbędnie komplikować.

Wszystko należy upraszczać jak tylko można, ale nie bardziej. (Ainstein)

Wskaźnik OTIF jest generycznym KPI, który w teorii ma bardzo prostą definicję: „na czas” i „w całości” I na tym ta prostota się kończy. Już pierwsza głębsze zastanowienie się nad tym wskaźnikiem pokazuje, jak trudne może być zmierzenie tego wskaźnika.

OTIF jest postrzegany jako najważniejszy wskaźnik w logistyce, dlatego że agreguje dane i mierzy nieefektywności każdego z etapów łańcucha dostaw. Dobrze zmierzony pokazuje też poziom satysfakcji naszego klienta. Aby osiągnąć wysoki poziom wskaźnika, wszystkie funkcje i działy w ramach całego łańcucha dostaw muszą działać razem na najwyższym możliwym poziomie.

Kalkulacja OTIF – to nie takie proste!

Celem mierzenia wskaźnika OTIF jest sprawdzenie jaką część dostaw odbiorca dostaje na czas i dokładnie w ilości, jaką zamówił. Sposób liczenia OTIF:

Informacje:
Wyniki OTIF prezentowany jest w %. Powinien być mierzony „oczami klienta”, czyli w jednostce w której klient składa zamówienia.
Czy dostawa jest na czas / spóźniona – to również musi być perspektywa i ocena klienta zgodnie z jego oczekiwaniem.
Bazą (mianownikiem) jest ilość zamówionych jednostek w zamówieniach klienta.

Jak brzmi wspólna definicja OTIF?

W teorii OTIF to „prosty” i idealny wskaźnik, który daje jednoznaczną ocenę, jak przebiega współpraca na linii dostawca – odbiorca. W teorii.

Wyzwania zaczynają się na etapie wypracowania wspólnej definicji i sposobu mierzenia tego wskaźnika ze względu na możliwą różną interpretację. Występowanie dwóch stron: dostawca – odbiorca powoduje, że na OTIF może być oceniany w różny sposób.

• Ocena wewnętrzna, czyli jak sam siebie widzi i ocenia dostawca. Co wlicza, a co nie?
• Ocena zewnętrzna, zmierzona przez odbiorcę, jak wygląda OTIF oczami odbiorcy?

Perspektywa dostawcy (producenta) uwzględnia całą złożoność i kompleksowość łańcucha dostaw. To wszystkie kolejne elementy procesu od dostępności surowców i materiałów, produkcji, procesowania zamówienia klienta, poprzez magazynowanie i wysyłkę, dział transportu, dostępność przewoźnika aż do fizycznej dostawy na czas do klienta.

Perspektywa zewnętrzna to spojrzenie na OTIF oczami klienta / odbiorcy. Jego oczekiwania, wydają się prostsze niż opisywany wcześniej, skomplikowany, często długi, wieloetapowy proces u dostawcy. Odbiorca oczekuje dostawy na czas i zgodnie z zamówionymi ilościami.

Spróbujmy  zrozumieć te dwa główne parametry „on time” oraz „in full” z perspektyw tej ralacji odbiorca-dostawca.

Dostawa na czas, czyli kiedy?

Co to znaczy on time ze wspomnianych wcześniej perspektyw? Jak odbiorca mierzy parametr „na czas”. Czy dostawa zrealizowana „on time” to dostawa:

• Zrealizowana w danym dniu? Czy zrealizowana w oknie czasowym?
• Czy Zrealizowana także przed czasem? O ile wcześniej dla odbiorcy to wciąż jest „na czas”
• Zrealizowana idealnie w określonym oknie czasowym? +/-15 min czy +/- 30 min? Jak duże jest to okienko tolerancji ?
• Spóźniona, ale przyjęta? Czy to jest wciąż on time? Czy dostawca ma narzędzia, żeby to zmierzyć?
• Czy dostawca w ogóle zna oczekiwania odbiorcy w obszarze „on time”?

Z drugiej strony czy odbiorca raportuje OTIF? Jak mierzy OTIF? Czy dostawca ma szansę je regularnie omawiać z odbiorcą?

Dostawa w całości, czyli jak?

„In full” to drugi obszar, w którym pojawiają się wątpliwości. Co oznacza zamówienie zrealizowane w całości? Jak jest definiowany i jak jest mierzony „in full”? Na jakim poziomie? Czy dostarczone mają być  wszystkie zamówienia? Wszystkie linie z zamówienia? Wszystkie produkty czy wszystkie case’y / sztuki z zamówienia?

Precyzyjne odpowiedzi na zadawane wcześniej pytania pozwolą jednoznacznie, według wspólnie uzgodnionych definicji zmierzyć wskaźnik OTIF.

Jak eliminować straty i poprawić niski wskaźnik OTIF ?

Analizując OTIF, zaczynamy sobie zadawać coraz trudniejsze pytania. Czy zamówienie klienta dotyczy  początku naszego łańcucha dostaw? Oczywiście że nie.

Zanim pojawi się gotowy produkt który (być może) jest dostępny do zamówienia, jest jeszcze cała sieć producentów i dostawców surowców niezbędnych do wyprodukowania produktu gotowego oraz cały, często bardzo skomplikowany i długi proces produkcji, normy jakościowe i proces magazynowania. Każdy krok może wpłynąć negatywnie na OTIF.

Główne obszary, które generują straty mogą być podzielone na następujące grupy:

1. Prognozowanie popytu
2. Dostępność produktu
   • Dostępność surowców
   • Produkcja i moce produkcyjne
3. Procesowanie zamówień
4. Logistyka czyli magazynowanie i dostawa

Największy problem z OTIF? Dwa rozwiązania.

Opisane wcześniej zagadnienia pokazują że w teorii prosty wskaźnik, wymaga ogromnego nakładu pracy żeby go poprawnie zmierzyć oraz wyciągać na jego podstawie wnioski.

Dwa główne problemy:

• Interpretacja i uzgodnienie oczekiwań (definicja OTIF)
• Dostępność danych

Dwa kroki do rozwiązania:

• Współpraca, współpraca, współpraca.
  Zapytaj odbiorcę jakie są jego oczekiwania? Zrozum dlaczego tak a nie inaczej? Dlaczego taka jest metodologia? Dyskusja na temat OTIF między dwoma stronami zawsze prowadzi do poprawy serwisu.
• Dane, dane, dane.
  Bez wdrożonych systemów zawierających szczegółowe informacje nie da się rozwijać i optymalizować nowoczesnych łańcuchów dostaw. Zbieraj dane i dostosuj je aby mieć INFORMACJE. Od danych do informacji droga daleka…

Co to oznacza w praktyce? Niestety wymaga to posiadania oraz zarządzania danymi w sposób umożliwiający ich wykorzystanie w różnych przekrojach. Masterdata powinna być zbudowana w taki sposób, który umożliwi generowanie raportów „oczami klienta”. Załóżmy, że sprzedajesz produkty w m3, ale klient swoje wszystkie raporty ma w ilościach kartonów (case’ów). Po stronie klienta który mierzy OTIF, najczęściej jednostki miary są wspólne dla wszystkich dostawców. Masterdata powinna umożliwić w łatwy sposób konwersję danych (i wskaźników) z jednej jednostki (jednostka dostawcy) na inne „klienckie” jednostki.

Między perspektywą i wynikami policzonymi przez dostawcę a wskaźnikami policzonymi przez odbiorcę może być przepaść. Niezbędne jest porównanie danych ale najpierw trzeba odpowiedzieć na pytanie, po co mierzyć OTIF?

Dlaczego warto mierzyć OTIF?

Prosta odpowiedź: OTIF pozwala budować przewagę konkurencyjną. Dodaje „VALUE” do supply chain.

Perspektywa zewnętrzna – dostawca poprawi jakość serwisu dostarczanego do klienta. Zyskuje  zaufanie, pokazuje transparentność współpracy i jakości usługi. Buduje przewagę konkurencyjną na rynku.

Z perspektywy wewnętrznej producent ma szansę eliminować koszty i poprawić efektywność procesów. Analiza OTIF jednoznacznie pokazuje dostawcy, w którym z etapów miał największe problemy. Mierzy wszystkie funkcje i zespoły w perspektywie E2E  (end to end): od dostawcy naszego dostawcy do półki, na której produkt ma się znaleźć.

Po co mierzyć OTIF?

Znane staropolskie przysłowie mówi: wskaźniki KPI same rosną od patrzenia na nie

W OTIF nie chodzi o to żeby mieć wysoki wskaźnik. Jak w każdym KPI który warto mierzyć, znaczenie ma to, o czym ten wskaźnik informuje. Najważniejsze jest zrozumienie jakie elementy wpływają na taką a nie inną wartość parametru, oraz co wynik wskaźnika mówi danej organizacji? Już pierwsza próba policzenia OTIF na szczegółowym poziomie, pokaże czy i jakiej jakości dane mamy na każdym z etapów lub w danej części organizacji. Pokaże też zaawansowanie analityczne organizacji do zbierania, agregowania, i wyciągania wniosków z tych danych.

OTIF ewoluował do obecnej postaci. Wcześniejsze miary i wskaźniki często spotykane w analizach to min: case fill, service level, itd. OTIF to kompleksowa miara. W najbardziej zaawansowanych łańcuchach dostaw wskaźnik idzie nawet kilka kroków dalej: DIFOTAI (delivery in full, on time, and accurately invoiced).

Bez współpracy logistycznej nie ma wyników

Wielokrotnie stawiane pytania powyżej pokazują, że jest bardzo wiele obszarów w których interpretacja tego samego wskaźnika może być różna. Kluczowa jest współpraca logistyczna, wzajemne zrozumienie oczekiwań na linii dostawca – odbiorca a co najważniejsze: regularna analiza i weryfikacja wyników w obszarach mierzonych przez OTIF.

Celem OTIF, jak przy każdym innym KPI, nie jest mierzenie wskaźnika dla samego mierzenia. OTIF pozwala budować przewagę konkurencyjną. Dodaje „VALUE” do supply chain. OTIF w najlepszy i najbardziej kompleksowy sposób mierzy efektywność całego (E2E) łańcucha  dostaw. I wskazuje miejsca do jego optymalizacji.

UWAGA: ciąg dalszy nastąpi…